Este artículo está también disponible en: English (Inglés)

Cómo aplicar las 5s en una oficina.

¡Hola! ¿Buscas una nueva forma de ordenar y limpiar tu espacio de trabajo? ¿O tal vez buscas otra solución para ser más eficiente y productivo? Pues bueno, para todo eso queremos mostrarte cómo puedes aplicar las 5s en una oficina, ya que no importa si se trata de tu oficina en casa o en la empresa. Con estos tips podrás tener un espacio más reconfortante para trabajar más fluidamente ¡Así que empecemos!

Y por si no lo sabías, aquí te dejamos ¿Qué son las 5 y para qué sirven?

¿Cómo puedes aplicar las 5s en tu oficina?

Bien sea que teletrabajes desde casa o vayas a la empresa, con este método de organización japonés podrás crear un espacio que traerá mejores beneficios para tu salud, pues no es un secreto que trabajar en lugares ordenados y limpios reducen el estrés y la tensión laboral, así como la irritación, y en consecuencia generan más calma mental y un aumento de la productividad. Aquí las recomendaciones:

1. Seiri – Categoriza, clasifica y organiza todo de la oficina

Lo primero es comenzar por inspeccionar toda tu oficina para categorizar y clasificar todo lo que hay en ella: Debes distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es.

Lo que no es necesario debes sacarlo de la oficina o al menos buscarle un lugar donde no sea un estorbo ni para ti ni para las otras cosas. En cambio, debes quedarte con todo lo que sí es necesario o muy útil en tu trabajo.

Con este primer paso lo que se busca es quitarnos de encima todo lo que estorbe y sea prescindible; es decir, despejar el lugar.

No estaría mal que eches un vistazo a ¿Qué es el método Konmari y cómo mejora tu vida?, pues ahí te explicamos cómo, según su autora, puedes deshacerte de lo que ya no necesitas o no te aporta felicidad.

2. Seiton – Organiza y ordena acertadamente lo que te quedó en la oficina

En esta segunda etapa debes organizar y ordenar todo eso que determinaste como imprescindible. Es decir, tienes que buscar y asignar el lugar correcto para cada una de las cosas que salvaste, y siempre respetar dichos lugares.

¿Cómo hacerlo? Bueno, identifica qué es lo que usas con mayor frecuencia y lo que no; así lo que usas a diario, o casi todo el día, debes tenerlo en el escritorio (como el ordenador, por ejemplo), y lo que usas ocasionalmente puedes colocarlo en una repisa o gavetas. Es importante que todas las cosas se puedan identificar y encontrar rápida y fácilmente.

El propósito es crear una organización eficiente del espacio, con todo bien distribuido y al alcance según su intensidad de uso. ¿Ya puedes respirar esa paz mental que te comentábamos?

También te recomendamos que leas ¿Cómo hacer una pequeña oficina en casa?

3. Seiso – Ahora limpia toda la oficina

Teniendo la oficina ordenada, es el mejor momento de limpiarla, y hablamos de limpiarla en totalidad y no solo el escritorio y el ordenador. También debes aprovechar de reparar lo que haga falta, ¿Algún desperfecto en la silla? ¿Algún inconveniente de iluminación?

Esta etapa es para acondicionar óptimamente tu oficina y dejarla lista para trabajar con la mayor comodidad posible, pues, ¿Quién no se siente tranquilo y feliz trabajando en un lugar limpio y adecuado?

4. Seiketsu – Verifica que continúe estando ordenada y limpia

Luego es momento de comprobar que todo el trabajo hecho anteriormente se siga manteniendo. Es importante que revises si no hay anomalías (un nuevo desperfecto o inconveniente), y en caso que lleguen a surgir, las afrontes para solucionarlas.

También debes establecer normas para evitar que vuelvan a presentarse, y normas sobre qué hacer para afrontarlas si vuelven a aparecer. No por nada esta etapa es conocida como la estandarización de procesos. Crea hábitos con los cuales matener el orden.

5. Shitsuke – Sé constante y disciplinado para mantener ese nivel de acomodo

Y ya por último, se recomienda que lleves un seguimiento periódico (semanal, por ejemplo) sobre la organización y limpieza de tu oficina para que realmente pueda permanecer en el tiempo. ¿Todo sigue en orden? ¿Hay algo fuera de lugar? ¿No  has resuelto alguna anomalía porque se te olvidó? Dicho eso, debes apegarte a tus propias normas y respetarlas en todo momento.

¡Y aquí terminamos! Cómo aplicar las 5s en una oficina es más sencillo de lo que parece, ¿No crees? Con estos pequeños consejos estamos seguros que puedes lograr un espacio más saludable para trabajar y sentirte más a gusto en él. ¿Qué dices? ¿Animado para aplicarlas en la tuya? ¡Hasta el próximo post!